DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN EL PROCESO ACADÉMICO ADMINISTRATIVO DE LA FACULTAD DE INGENIERÍA, ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA CIVIL – UPeCEN

Abstract

Con el propósito de buscar una solución en el rezago de la entrega de información que se tiene en Facultad, en la Comisión de Asuntos Académicos, se hizo la propuesta de elaborar un manual procedimientos en el proceso administrativo académico y llevar a cabo su implementación. Para lograrlo fue necesario analizar y documentar cada uno los procedimientos para garantizar que la información que se procesa es veraz; y de esta manera proporcionar una herramienta administrativa confiable a los usuarios de los procedimientos. En el análisis se identificaron las relaciones que existen entre ellos, así como las áreas de la Institución involucrados. El manual incluye los formatos de registro que permiten guardar la información necesaria que sirva para la toma de decisiones. También se hace referencia a los lugares donde se extrae la información para poder utilizarla en el llenado de los formatos. Se buscó en todo momento cumplir con la parte normativa en la entrega de información en tiempo y forma para estar dentro de la competitividad de la facultad. Para mayor comprensión de los procedimientos, se realizaron diagramas de flujo y pseudocódigo que señalan puntualmente la secuencia lógica y sus respectivas relaciones; se hizo un detallado análisis de los campos de los formatos para indicar puntualmente que información corresponde a cada uno de ellos; se analizaron también las relaciones que existen entre los procedimientos para tener una visión más amplia de la búsqueda y aplicación de la misma. Finalmente se hicieron las pruebas necesarias con todos los procedimientos y con todos los departamentos de la Institución, para medir los tiempos en la recuperación, procesamiento e integración de la información. En esta etapa final se utilizó una técnica estadística (diagrama de Pareto), para detectar los puntos críticos de tiempo en cada procedimiento y poder compararlo con el tiempo que se hacían haciéndolo de manera tradicional (sin manual de procedimientos). Finalmente, pudo observarse que se logró una mejora significativa.